Stefano Giraldi /

Smart working: pensare un nuovo posto di lavoro

(Ultimo aggiornamento: April 10, 2021)

Quando si parla di smart working a volte si è portati a pensare che questo sia il risultato della capacità innovativa delle aziende che lo adottano. È veramente cosi?  È se fossero i lavoratori ad aver creato i presupposti per l'avvento dello smart working? In questo caso, come possono le aziende abilitarsi per accogliere un nuovo modo di concepire il posto di lavoro?

Le nuove tecnologie hanno creando nuovi tipi di lavoratori.

Lavoratori connessi, con in mano dispositivi sempre più veloci e sempre più potenti, stanno creando un nuovo modo di lavorare.

Tecnologie come il cloud computing, l'ampia disponibilità di banda larga, le possibilità di collaborazione e connessione fra gli utenti hanno raggiunto una massa critica che sta usando questi strumenti nella loro vita vita personale e che inizia ad essere consapevole che questi possano svolgere un ruolo importante anche nella loro vita lavorativa.

Questa situazione sta arrivando dal basso ad influenzare il modo di lavorare di tante aziende.

Può essere questo ancora soltanto un posto in cui viene svolto il lavoro? (Definizione del termine inglese “workplace” data dal dizionario Miriam Webster)

IBM nel 2011 ha provato ad attualizzare questo concetto descrivendo il posto di lavoro come segue:

Il posto di lavoro attuale è un ambiente virtuale e/o fisico, caratterizzato da connessioni, collaborazione e possibilità di scelta degli utenti, che permettono i lavoratori di essere più agili e compiere le loro attività e creare valore di business potenzialmente in qualsiasi posto ed in ogni momento.

Il posto di lavoro è diventato un luogo adattabile a condizioni ed obiettivi.  Il posto di lavoro è diventato smart.

Abituati ad andare al lavoro, ora i lavoratori - a volte anche senza averne piena consapevolezza - si aspettano che il lavoro vada da loro. Le aziende di ogni dimensione, ed i rapporti sull'argomento lo stanno indicando, si ritrovano di fronte ad una sfida: accogliere le nuove condizioni per ripensare dove i propri dipendenti svolgono il proprio lavoro.

Questo cambio non riguarda solo l'infrastruttura tecnologica ma deve essere affrontato con un occhio aperto su tutto il business aziendale e sui diversi aspetti che lo compongono.

Strategia

Introdurre un cambiamento nel modo di lavorare dei propri dipendenti e collaboratori non può non partire da una visione chiara del valore aziendale offerto al mercato.

La condivisione degli obiettivi aziendali all'interno dell'organizzazione rappresenterà la guida per creare le condizioni per trasformare il modo di lavorare dell'organizzazione stessa.

Processi

Le funzioni aziendali - definite da processi, le informazioni ed i carichi di lavoro - perderanno l'apparente forma a compartimenti stagni e diventano trasversali.

L'adozione di tecnologie e strumenti che consentono una agevole condivisione delle informazioni, porteranno in modo naturale i lavoratori a cerare nuove connessioni per compiere in modo condiviso il processo decisionale necessario per l'evoluzione del busienss aziendale.

Organizzazione

Il sistema di ruoli, responsabilità, competenze e funzioni manageriali si trasfomano da una forma statica ad una forma agile. I lavoratori saranno nella condizione di compiere le proprie attività in qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento.

Questo da un lato fa aumentare la reattività dell'organizzazione aziendale alle richieste del mercato - e conosciamo bene la velocità con qui cambiano i mercanti in ogni settore - dall'altro permette all'organizzazione stessa di adattarsi alle esigenze personali dei propri lavoratori avendo comunque sotto contollo e la guida del proprio business.

Tecnologia

I dispositivi in mano dei lavoratori non saranno più obbligatoriamente quelli forniti dall'azienda ma si apriranno al modello “BYOD - Bring Your Own Device”, ossia concedere al lavoratore di usare i propri dispositivi personali per compiere il loro lavoro.

L'accesso ai sistemi informativi aziendali avverrà sempre più in un ambiente virtuale centralizzato e sempre meno su sistemi periferici (PC destkop).

Una evoluzione va comunque affrontata con una particolare sensibilità sul fronte della sicurezza. Le nuove tecnologie permettono - e vanno implementate in tal senso - di mantenere separati i dati ed applicazioni personali del lavoratore da quelli da quelli aziendali. Questo al fine di manterere l'integrità, la sicurezza e la protezione necessaria sia per l'azienda che per il lavoratore.

Da dove iniziare?

Avviare un processo di trasformazione che sia abilitante per dare spazio ad un nuovo modo di lavorare è sicuramente un processo a medio lungo termine per il quale comunque i risultati possono essere raccolti già dalle prime fasi del progetto.

Il suggerimento è comunque quello di partire definendo un percorso che parta da tre aspetti chiave:

  • Sviluppare una visione ed una strategia condivisa all'interno della organizzazione aziendale, osservando anche gli stimoli che possono giungere dai lavoratori che la compongono.
  • Prevedere un investimento. Niente nasce senza un nutrimento. A volte l'investimento può essere trovato all'interno della attività di riorganizzazione della modalità di lavoro attraverso una economia che viene generata dalla trasformazione stessa. Come un processo virtuso che finanzia future trasformazioni.
  • Progettare sulle buone pratiche ed esperienze già effettuate. Reinventare la ruota non è conveniente. Prendere spunto da progetti già avviati e strumenti già esistenti consente di velocizzare l'implementazione ed ottimizzare il ritorno dell'investimento.

Risorse utili: