Gestire attività e progetti con Trello

Stai cercando uno strumento che possa migliorare la tua produttività personale? Oppure ti sei perso in mezzo all'email dei tuoi collaboratori che ti aggiornano sulle attività del tuo progetto? Vediamo come funziona Trello, un interessante strumento (gratuito) per gestire attività e progetti.

Trello è uno strumento di project management visuale che permette in modo flessibile e potente:

• di creare liste per tenere traccia delle proprie attività (task)
• di gestire progetti e flussi di lavoro (project management e workflow) anche complessi in modo condiviso con i propri collaboratori

Per accedere a Trello basta visitare il sito trello.com. La registrazione a Trello è gratuita, ma ci sono anche account a pagamento nel caso in cui si abbia bisogno di funzionalità più avanzate con caratteristiche che potrebbero interessare realtà aziendali con un elevato numero di utenti.

Le funzionalità di questo applicativo sono costruite su 3 concetti elementari:

• le bacheche
• le liste
• le schede

Le bacheche

La bacheca è l'elemento da cui partire per iniziare ad usare Trello. È il contenitore delle idee, degli appunti e delle attività del tuo progetto.

Oltre alle bacheche personali, puoi creare anche gruppi in cui organizzare le tue bacheche in base ai gruppi di persone con cui condividi le attività dei tuoi progetti: la tua azienda, il tuo ufficio, ma anche la tua famiglie e - perché no - anche il gruppo di amici con cui organizzi ogni settimana la partita di calcetto.

Le liste

All'interno delle bacheche le informazioni sono organizzate in liste.

Le liste sono liberamente personalizzabili per gestire informazioni che riguardano un progetto, il flusso di lavoro delle attività da portare avanti oppure altri criteri.

Questo aspetto rende Trello molto flessibile ed facilmente adattabile a qualsiasi contesto.

[caption id="attachment_292" align="aligncenter" width="920"] Popolare la bacheca con le liste.[/caption]

Le schede

L'elemento più piccolo della gerarchia sono le schede. Le schede contengono le informazioni elementari che ti servono per gestire le attività ed il progetto dalla bacheca. Possono rappresentare:

• una attività del progetto
• una appunto
• un obiettivo
• oppure una qualsiasi informazioni che si ritiene utile per la finalità della bacheca

[caption id="attachment_296" align="aligncenter" width="920"] Creare le schede su Trello[/caption]

Le schede sono degli elementi che possono essere facilmente riordinate all'interno di una lista oppure spostate da una lista, con una semplice operazione di trascinamento.

Una scheda, nella semplicità con cui può essere creata ed organizzata, nasconde una parte che ne determina la sua potenzialità: il retro scheda.

Nel retro scheda trovano posto tutte quelle informazioni di dettaglio che potrebbero generare confusione nella visualizzazione d'insieme della bacheca, ma utilissime per gestire le attività da fare: ad esempio una descrizione più dettagliata, una data di scadenza, una immagine oppure un documento allegato.

Gestire attività e progetti: come iniziare?

Trello può essere usato sia per le proprie attività personali, ma è anche in condivisione con altri utenti. Puoi usarlo con i tuoi colleghi di ufficio oppure in un progetto con altri professionisti.

Vuoi un consiglio per iniziare? Smetti di usare la posta elettronica.

Non è questo un invito ad abbandonare la posta elettronica, ma di smettere di usarla per comunicare una attività da fare oppure una attività completata al tuo collega di ufficio. Iscriviti a Trello - ed invita il tuo collega a fare altrettanto - per gestire attività e progetti con lui.

Crea una bacheca ed inizia e "rappresentare" con le liste gli step per completare le attività e con le schede le attività stesse: presto abbandonerai la posta elettronica e vedrai che avrai agevolmente sottocchio il quadro delle attività da fare, quelle in corso e quelle completate. La tua produttività migliorerà e probabilmente anche il tuo stress. Almeno un po'...