Stefano Giraldi /

PMI: 5 idee digitali per il 2018

(Ultimo aggiornamento: April 10, 2021)

Per questo anno che volge al termine ho pensato di condividere  5 idee "digitali" per il 2018, senza pretese particolari se non quella che troverete nell'ultimo paragrafo.

Nel formulare queste idee ho pensato alle piccole e medie imprese del mio territorio, quella area compresa fra le valli dei fiume Metauro e Cesano al confine tra le provincie di Pesaro-Urbino ed Ancona e ricca di tante realtà che formano il tessuto economico tipico della regione Marche.

Ma nulla vieta che possano essere di stimolo anche per altre realtà o comunque per contesti in cui sia presente una organizzazione di persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune.

Iniziamo.

5 Idee Digitali per le PMI nel 2018

5 Idee digitali per il 2018 per le PMI

1. Abbandonare la posta elettronica

Sì. Abbandonate la posta elettronica!

Continuate ad usarla per comunicare esternamente alla vostra organizzazione, ma almeno come strumento per la comunicazione interna aziendale relegate l’email alle comunicazioni ufficiali, oppure a messaggi per ferie o cene.

Nel 2018 valutate l'introduzione della messaggistica istantanea per comunicare fra i colleghi o scambiare velocemente file. Oltre a Whatsapp ci sono soluzioni pensate proprio per essere usate come strumento di lavoro come:

Piattaforme ricche di funzionalità che permettono l'implementazione di chatbot andando a creare dei veri ambienti di lavoro virtuali.

Per rimanere nell'ambito dei cugini di Whatsapp, ossia strumenti di messaggistica istantanea pubblici, provate Telegram. Oltre all'applicazione mobile, ha dei client (programmi) ben fatti per desktop Windows e Mac, oltre a tanti set stickers,

2. Presidiare i processi con dei sistemi informativi

In un contesto aziendali il ruolo di sistema informativo per eccellenza è riservato al famoso gestionale, il cosiddetto ERP, giusto per aprire le danze con la miriade di acronimi di cui è ricco il settore. Al suo fianco potreste avere un CRM per l'area commerciale, un WMS per la gestione del magazzino, un MES per controllare la produzione oppure un PDM per gestire i dati dell'ufficio tecnico (per il 2018 se ancora non lo avete ve lo consiglio).

In mezzo a tutte queste sigle ci sono tanti processi che caratterizzano ogni ogni ufficio, ogni gruppo di lavoro, ogni azienda.  Come presidiare allora questi processi “unici” per i quali nessuno ha già sviluppato un sistema informativo?

Ho visto a volte usare un foglio di Excel condiviso. In altri casi invece ho assistito ad un moto continuo di messaggi email tra colleghi di ufficio ad alimentare caselle di posta elettronica, mai abbastanza grandi da contenere questa abbondanza digitale e mai abbastanza organizzate da trasformarle in un sistema informativo vero e proprio.

Una idea per il 2018 potrebbe essere quella di valutare strumenti alternativi, come ad esempio Trello.

Trello permette di creare uno spazio virtuale condiviso con i propri colleghi di lavoro, in cui gestire in modo visuale le informazioni riguardanti un contesto di lavoro. Un po' più nel dettaglio ho scritto di Trello ad inizio anno.

3. Automatizzare

Nel 2018 la maggior parte delle informazioni che vi troverete a gestire avranno una forma digitale. Perché non pensare ad automatizzare la loro gestione?

Può anche essere che all'interno della vostra organizzazione, oppure anche solo nell'ambito del vostro ufficio, vengono prodotte informazioni che rimangono sulla carta, nel 2018 valutate di intervenire per agevolare un processo di trasformazione in formato digitale.

L'automazione è un’attività che richiede un piccolo sacrificio, non solo in termini di eventuale investimento economico, ma soprattutto in termini di produttività, ma nel lungo periodo è un investimento che libera una risorsa finita di cui non ce n'è mai abbastanza: il tempo.

Ironico ma significativo questo grafico che mette in confronto l'approccio ripetitivo manuale e quello automatizzato.

Geeks and repetitive tasks by Bruno Oliveira

4. Mischiare le carte

Questa idea può apparire meno "digitale" delle altre, ma forse è quella che può avviare dei processi che possono migliorare situazioni per le quali non siete mai riusciti ancora ad individuare un approccio.

Il manager e consulente americano Tom Kelley nel suo libro "I dieci volti dell'innovazione" descrive questo ruolo come quello dell'Impollinatore Trasversale, anche se ritengo che questa la traduzione in italiano non sia  massimo. Usando a volte il termine contaminazione di competenze mi è stato fatto notare che il termine contaminazione può essere associato a situazioni poco positive di infezioni o avvelenamenti.

Per evitare sofismi,  nel proporre questa idea per il 2018 uso un ricordo d’infanzia.

Nel mio paese c’è ancora il circolo in cui da bambino osservavo gli anziani trascorrere i pomeriggi a giocare a carte. Ogni volta che si mischiavano le quaranta carte piacentine si dava il via ad una nuova partita, ad una nuova situazione da affrontare slegata dal risultato della mano precedente..

Mescolate le competenze all'interno della vostra organizzazione, fate vivere esperienze in contesti differenti dal solito alle persone che compongono il vostro gruppo di lavoro.

Non è rilevante avere una particolare competenza oppure attitudine “digitale”. Tutt'altro. Nel tempo sto maturando la consapevolezza che una innovazione non nasce da una tecnologia, che nulla è che uno strumento, ma l'ingrediente segreto sono le competenze delle persone, anche di quelle che si sentono più lontane dal mondo digitale.

5. Trattare con cura i dati

Trattate con cura i dati, specialmente quelli degli altri.

Il 2018 sarà ricordato come l’anno della entrata in vigore del GPDR, il Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali. Probabilmente potreste aver già ricevuto dei messaggi email se siete registrati su Google o Facebook in merito all’adeguamento delle condizioni d’uso dei loro servizi a questa normativa.

Questo nuovo Regolamento, che andrà a sostituire la ormai conosciuta Legge sulla Privacy, è entrato in vigore il 24 maggio 2016 e dopo un periodo di transizione durato due anni, diventerà pienamente operativo il prossimo 25 maggio 2018.

Per tale data pubbliche amministrazioni ed imprese dovranno revisionare ed adeguare le procedure informatiche e non che trattano i dati delle persone fisiche.

Questa ultima idea rappresenta più una indicazione: comprendete il tipo di dati che vi ritrovate a gestire e se questi rappresentano informazioni inerenti a persone fisiche.

Non importa che abbiano una forma digitale o cartacea: questa nuova normativa è animata dall'obiettivo ultimo di tutelare la sfera privata delle persone, fra cui le informazioni ad essa afferenti.

Conclusioni

Il 2017 volge al termine. Durante questo anno ho avuto l'opportunità di scoprire professionali nuovi e vivere interessanti esperienze formative. L'innovazione va veloce. È dirompente. La tecnologia è lo strumento, ma determinante è il ruolo delle relazioni di valore che sono in grado di creare le persone.

La pretesa con cui ho pensato di scrivere questo elenco è solo questa: aggiungere alla fine il mio augurio di buone feste ed un felice e prospero 2018, ricco di relazioni di valore che possano generare la necessaria innovazione di cui abbiamo tutti bisogno.